Déclaration de confidentialité

Dernière mise à jour de la déclaration de confidentialité : 05.04.2022

Chez Hortiplan, nous accordons beaucoup d’importance au respect et à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous informer, en tant que client (potentiel), fournisseur et visiteur de ce site web, de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et de ce que nous faisons de vos données.

Qui est le responsable du traitement ?

Hortiplan BV, dont le numéro d’entreprise est le 0417.799.289 et dont le siège social est établi à 2860 Sint-Katelijne-Waver, Drevendaal 9, est le responsable du traitement pour les opérations de traitement qu’elle effectue avec les données de ses clients existants ou potentiels, de ses fournisseurs, des visiteurs du site web, etc. Elle sera dénommée ci-après le « responsable du traitement ».

Au sein du groupe d’entreprises dont fait partie le responsable du traitement, un délégué à la protection des données a été désigné pour contrôler la protection de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter cette personne via privacy@arvesta.eu.

Quelles données collectons-nous à votre sujet en tant que client ?

Quelles données?

Nous pouvons collecter d'abord les données suivantes : nom, adresse, adresses de livraison, numéro de T.V.A, numéro d'entreprise, numéro de téléphone et/ou de portable, numéro de fax, langue, profession, branche, numéro de compte bancaire, type d'entreprise (superficie et types de cultures), données d'achat (produits achetés, prix, quantités, moment de l'achat) et le type de client (fabricant, revendeur,...).

Nous pouvons collecter le nom, l'adresse électronique, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact dans les entreprises.

Nous avons obtenu les données susmentionnées :

De vous-même, via des entretiens de vente, bons de commande, contrats, factures, via notre site Internet ou des actions commerciales;

Via votre site web, folders... ;

Via des données publiques disponibles (telles que données issues du Moniteur belge, de la Banque-carrefour des Entreprises, de la Banque nationale, de Graydon et du service des renseignements 1207...) ;

Via d'autres sociétés du groupe auquel Hortiplan appartient. Consultez la liste de ces sociétés sur www.arvesta.eu.

A quelles fins traitons-nous ces données ?

Nous utilisons vos données en premier lieu pour optimiser notre relation commerciale et exécuter correctement les engagements pris. Concrètement, nous utilisons vos données notamment pour tenir une administration des prospects et des clients, établir et envoyer des factures ainsi que communiquer à ce sujet, traiter des commandes, exécuter des livraisons et communiquer à ce sujet, exécuter la gestion des débiteurs (suivi des factures en souffrance, envoi des rappels). Nous effectuons ces traitements parce qu'ils sont nécessaires pour exécuter le contrat qui nous lie à vous. Nous tenons une administration et exécutons une gestion des débiteurs sur la base de notre intérêt légitime.

En outre, nous pouvons utiliser vos données pour vous informer régulièrement des prix de nos produits par courrier électronique. Nous le faisons parce que cela est nécessaire pour l'exécution de

notre accord avec vous en tant que client et parce que cela est nécessaire dans le cadre de la mise en œuvre de toutes les mesures qui le précèdent.

Nous traitons également vos données pour analyser quels produits vous avez achetés et les produits/services qui pourraient vous intéresser afin de personnaliser notre gamme et d'adapter nos communications à vos besoins. En outre, nous effectuons également des analyses (statistiques) pour améliorer nos opérations, nos services et nos produits. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime.

Nous pouvons également traiter vos données pour vous informer par voie électronique et/ou par courrier sur nos produits, services et événements, à des fins de marketing direct ou pour établir des profils. L'établissement de profils nous permet de vous fournir des informations plus utiles et beaucoup mieux ciblées. Vous recevrez uniquement des communications à caractère commercial par voie électronique si vous avez donné votre consentement explicite.

Sur la base de notre intérêt légitime, nous pouvons utiliser vos données à des fins de prospection et pour vous contacter au sujet de nos produits et/ou services dont nous pensons qu'ils pourraient vous intéresser, par exemple parce qu'ils sont complémentaires aux produits que vous avez déjà achetés chez nous ou auprès de l'une des sociétés du groupe Arvesta.

Enfin, nous pouvons également traiter vos données pour satisfaire à nos obligations légales qui découlent notamment de la législation fiscale et comptable, et de la législation en matière de sécurité alimentaire et en matière de fumier.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus que le temps nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que vos données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées.

Quelles données traitons-nous à votre sujet en tant que fournisseur?

Quelles données?

Nous pouvons collecter les données suivantes : nom, adresse, numéro de T.V.A, numéro de portable, numéro de téléphone, numéro de fax, type d'entreprise, numéro de compte bancaire, langue, site web du fournisseur. Nous pouvons collecter le nom, l'adresse électronique, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact dans les entreprises.

Nous avons obtenu les données susmentionnées oralement, par téléphone ou par e-mail, via les détails sur les factures, via nos représentants qui ont été en contact avec vous ou via d'autres sociétés du groupe Arvesta, auquel appartient Hortiplan.

A quelles fins traitons-nous ces données ?

Nous utilisons vos données en premier lieu pour optimiser notre relation commerciale et exécuter correctement les engagements pris. Concrètement, nous les utilisons notamment pour tenir une administration des fournisseurs, préparer et envoyer des commandes et des bordereaux d’achat, réceptionner, traiter et payer les factures entrantes et communiquer à ce sujet. Nous effectuons ces traitements parce qu'ils sont nécessaires pour exécuter le contrat qui nous lie à vous.

Dans un deuxième temps, nous pouvons également traiter vos données pour satisfaire à nos obligations légales qui découlent notamment de la législation fiscale et comptable.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus que le temps nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que vos données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées.

Quelles données collectons-nous via notre site web ?

Dans cette section, nous vous expliquerons quelles données à caractère personnel vous concernant nous pouvons traiter via le site web, dans quel but et sur quelle base juridique. Nous vous informerons également sur le délai de conservation de vos données.

Formulaire de contact

Vous pouvez nous contacter via notre site web en utilisant le formulaire de contact en ligne. Si vous nous contactez de cette façon, nous recueillerons dans ce cadre votre prénom, votre nom, votre adresse électronique et la question que vous aurez posée ou tout autre commentaire que vous aurez formulé. Nous avons un intérêt légitime à collecter les informations que vous nous communiquez, et ce, pour répondre à votre message. Nous ne conservons pas ces données plus longtemps que nécessaire pour répondre à vos questions ou vous fournir les informations demandées.

Newsletters

Par le biais du site web, vous pouvez vous inscrire pour recevoir des e-mails contenant des informations sur nos produits, nos événements, des conseils, des astuces, etc. Pour vous abonner à la newsletter, nous recueillerons votre adresse électronique et la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les newsletters. Nous enverrons les newsletters sur la base de votre consentement. Si nous vous connaissons déjà parce que vous êtes par exemple un client, nous pouvons adapter les newsletters à votre type d'entreprise et aux activités de votre entreprise afin de les rendre plus pertinentes pour vous.

Dans le cadre des newsletters que nous vous envoyons, nous collectons les informations suivantes : date de réception de la newsletter, date d'ouverture de la newsletter, informations sur la livraison de la newsletter (réussie ou non). Nous utilisons les informations sur votre comportement de clic dans nos newsletters pour analyser l'efficacité générale et la portée de nos newsletters, sur la base de notre intérêt légitime.

Vous pouvez à tout moment indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir ces newsletters. Vous trouverez la procédure à suivre pour ce faire sous le titre 7.

Événements

Nous organisons régulièrement des événements auxquels vous pouvez vous inscrire via le site web. Pour cet enregistrement, nous recueillons automatiquement votre prénom, votre nom et votre adresse électronique. Nous utilisons ces informations pour traiter votre inscription à l’événement, confirmer votre inscription, vous informer sur l’événement et, le cas échéant, répondre à vos questions. Vos données seront supprimées dès qu’elles ne seront plus nécessaires aux fins susmentionnées.

Transférons-nous vos données à des tiers?

Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers. Pour l’exécution de notre service et dans le cadre des finalités du traitement susmentionnées, nous pouvons partager vos données avec :

- Les prestataires de services qui traitent vos données en notre nom et en faveur de nous (tels que des centres de données, des fournisseurs de services informatiques, prestataire de services administratifs, les agences de publipostage,...). Nous avons conclu avec ces parties des conventions permettant de garantir la protection de vos données;

- Les entreprises du groupe Arvesta, dont nous faisons également partie. Découvrez quelles sont ces sociétés sur https://arvesta.eu. Ceci dans le but de centraliser la comptabilité clients et fournisseurs et à des fins de prospection. En ce qui concerne ce dernier, ces sociétés peuvent utiliser vos données à des fins de prospection et pour vous contacter au sujet de leurs produits et / ou services qui, selon nous/eux, pourraient vous intéresser car elles sont, par exemple, complémentaires aux produits / services que vous achetez déjà chez nous. Ils peuvent vous contacter à ce sujet Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce transfert de vos données et à leur utilisation par une ou plusieurs sociétés de notre groupe. Vous pouvez lire comment faire cela sous le titre 7;

- le Gouvernement et des administrations publiques : afin de respecter nos obligations légales. Seules les données qui doivent être légalement communiquées seront partagées.

Hortiplan BV
Siège social:
Drevendaal 9
2860 Sint-Katelijne-Waver
TVA: 0417.799.289
Mail: info@hortiplan.com

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